Agentursoftware richtig einführen: Das Projekt ernst nehmen

von Heike Mews · Veröffentlicht 14. März 2011 · Aktualisiert 21. November 2018

Das Einführungsvorhaben von Agentursoftware gelingt um so besser, je mehr es als wichtiges internes Projekt definiert wird und einen festen Platz in der Unternehmensplanung erhält!

Wer heute als Inhaber/GF oder IT-Verantwortlicher in eine Agentursoftware investieren will, hat sicherlich keine leichte Aufgabe. Das Spektrum der angebotenen Lösungen, die unterschiedliche Funktionstiefe, die Vielzahl an Anbietern können dazu führen, eine längst überfällige EDV-Entscheidung immer wieder zu verschieben. Der Berg der zu sichtenden Unterlagen ist schließlich hoch und beansprucht viel Ausdauer, sich damit auseinander zu setzen und welcher Agenturalltag gibt das schon her? Zusätzlich sind System-Entscheidungen in der Regel Entscheidungen, die für Jahre gültig sein sollen. Stimmt das Konzept nicht, bedeutet eine schnelle oder billige Lösung den Gesamtverlust der Investition. So entsteht häufig das Gefühl, nicht die optimale Entscheidung treffen zu können und das eben doch ungeliebte Thema wird wieder vertagt.

So entsteht eine Schleife, die leider manchmal über Jahre über der Agentur kreiselt: Unsystematisch werden immer mal wieder Unterlagen von Anbietern angefordert, die Google-Suche bemüht, Websites gesichtet. In der Zwischenzeit werden von den Mitarbeiter/innen, die dringend eine Lösung brauchen, weitere Insellösungen geschaffen, deren Ablösung dann wieder um so schwerer fällt. In manchen Fällen wird irgendwann irgendeine Software gekauft wird, weil entnervt eine Entscheidung getroffen werden soll…

Hier hilft nur ein systematisches Vorgehen und eine klare Definition der Ziele – wie dies gelingt, lesen Sie im folgenden Artikel.

Ein Beitrag von Heike Mews

Ein Projekt ist ein Projekt

Machen Sie das Ganze zu einem Projekt – oder:
Warum Agenturen die Idee einer Software-Einführung oft nicht umsetzen

Wer heute als Inhaber/GF oder IT-Verantwortlicher in eine Agentursoftware investieren will, hat sicherlich keine leichte Aufgabe. Das Spektrum der angebotenen Lösungen, die unterschiedliche Funktionstiefe, die Vielzahl an Anbietern können dazu führen, eine längst überfällige EDV-Entscheidung immer wieder zu verschieben. Der Berg der zu sichtenden Unterlagen ist schließlich hoch und beansprucht viel Ausdauer, sich damit auseinanderzusetzen und welcher Agenturalltag gibt das schon her? Zusätzlich sind System-Entscheidungen in der Regel Entscheidungen, die für Jahre gültig sein sollen. Stimmt das Konzept nicht, bedeutet eine schnelle oder billige Lösung den Gesamtverlust der Investition. So entsteht häufig das Gefühl, nicht die optimale Entscheidung treffen zu können und das eben doch ungeliebte Thema wird wieder vertagt.

Hier hilft nur ein systematisches Vorgehen und eine klare Definition der Ziele.

Das Projekt ist ein Projekt

So profan es klingen mag: Das Projekt ist ein Projekt! Die Einführung einer Agentursoftware ist nichts, was nebenbei erledigt werden kann und erledigt werden soll. Um zu verhindern, dass der Einführungsprozess unnötig viel Zeit und Kosten verschlingt und sich über Jahre hinzieht, muss das Projekt auch Projektcharakter erhalten und damit alle seine typischen Merkmale aufweisen:

klarer Zeitplan, Start- und Endtermin,
vorher definiertes Budget,
Projektteam mit eindeutigen Verantwortlichkeiten und Verantwortung
eindeutig formulierte Zielsetzung.

Zeitplan

Jedes Jahr kurz vor Weihnachten: Budgets sind noch frei und vor Beginn der Gestaltung der Osterkollektionen ist noch ein zeitlicher Puffer – jetzt noch schnell den Softwarekauf durchziehen…

Planen Sie für die Einführung eines EDV-Systems grob sechs Monate ein. In dieser Zeit kann das Projekt realistisch aufgestellt, geplant und durchgeführt werden und dabei den Beteiligten des Projektteams noch Platz für ihre eigentlichen Aufgaben lassen.

Zeitbedarf Agentursoftware-Einführung
Anforderungsprofil erstellen	Vorauswahl	Auswahl und Entscheidung	Einführungs- phase
ca. 8 Wochen	ca. 4 Wochen	ca. 6 Wochen	ca. 8 Wochen

Das Anforderungsprofil kann bei guter Planung und entsprechender Freistellung des Projektteams in acht Wochen erstellt werden, die Grobauswahl mit Marktrecherche und Sichtung der Materialien dauert ca. vier Wochen. Für die Feinauswahl mit der Entscheidung sollten inklusive Anbieter-Präsentationen vier bis sechs Wochen kalkuliert werden und für die Einführungsphase mit Software-Parametrierung und Schulungen nochmals zwei Monate.

Budget

„Wann ist das Projekt fertig und was kostet es?“, sind die beiden unangenehmsten Fragen, denen sich das Projektteam und die Entscheider stellen müssen. Eine exakte Kostenplanung ist am Anfang des Projektes nicht möglich, denn Posten wie eventuelle Investitionen in Hardware können erst nach der Vorauswahl abgeschätzt werden. Eine grobe, erste Kalkulation kann deshalb nur „Daumenwerte“ enthalten: Rechnen Sie mit ca. 1.000 bis 1.500 Euro pro Arbeitsplatz. Dies beinhaltet die Lizenz- und Einführungskosten für „normale“ User; hierbei unberücksichtigt sind reine Zeiterfasser-Lizenzen, die teilweise angeboten werden. Hinzu kommen Tagessätze für Beratung, Parametrierung und Gestaltung der Druckdokumente, sowie in Einzelfällen Kosten für Anpassungen der Standard-Software an besondere Bedürfnisse der Agentur.

Projektteam

Wegen der umfassenden Veränderungen die mit der Einführung einer Agentursoftware auf die Agentur zukommen (können), hat die Zusammenstellung des Projektteams eine große Bedeutung. Dementsprechend sollten – natürlich abhängig von der Agenturgröße – alle wichtigen Funktionsbereiche einbezogen werden: Beratung und Produktion, Administration und Buchhaltung/Controlling. Ist ein eigener System-Administrator im Hause, sollte auch er einbezogen werden.

Für die Auswahl einer Agentursoftware sind sehr gute Kenntnisse der Arbeitsabläufe in der Agentur nötig. Deshalb ist es sinnvoll das Team mit KollegInnen zu besetzen, die sowohl ihre Aufgabenbereiche, als auch die übergreifenden Prozesse der Agentur kennen, was in der Regel dagegen spricht, die IT-Leitung mit der Projektdurchführung zu betrauen. Die Teammitglieder sollten der Veränderung positiv gegenüberstehen und sich im Laufe des Projektes zu „Key-Usern“ entwickeln, die den Veränderungen den Weg bereiten, den anderen Mitarbeitern den Nutzen des Systems vermitteln können und im Idealfall deren Ansprechpartner für Fragen werden.

Um Problemen durch uneindeutige Aussagen zu begegnen, ist es wichtig, dem Anbieter als neuem Geschäftspartner einen Ansprechpartner zu nennen, über den die gesamte Kommunikation abgewickelt wird.

Zielformulierung

„Du musst schon da sein, bevor du angekommen bist!“ Diese Idee aus Richard Bachs „Möwe Jonathan“ besagt nichts anderes, als dass es eine konkrete Vorstellung vom gewünschten Ergebnis geben sollte, bevor losgegangen wird, um es zu erreichen.

Auch wenn der Eindruck besteht, das Ziel sei bereits klar gesteckt, ist es notwendig sich Gedanken darüber zu machen, was genau mit dem Projekt erreicht werden soll. Denn es besteht ein gewaltiger Unterschied zwischen einem vagen „alles-muss-besser-werden“ und konkreten Ergebnisformulierungen wie beispielsweise der deutlichen Verbesserung der Kommunikation mit den Kunden. Betrachten Sie dazu die ursächliche Motivation zur Auseinandersetzung mit der Thematik. Welche Probleme, welche Ärgernisse treten in der Agentur, den einzelnen Abteilungen, Arbeitsbereichen, Teams immer wieder auf? Wie können konstruktive Lösungen aussehen – und inwiefern kann der Einsatz einer Agentursoftware hier unterstützen?

Deshalb ist es durchaus ratsam, für das Projekt externe Beratung in Anspruch zu nehmen, die auf derartige Projekte spezialisiert ist und von deren notwendigen Außenblick profitiert werden kann. Dies ist vor allem dann effektiv, wenn das notwendige Wissen zu Auswahlverfahren und zu Vor- und Nachteilen von Standard-Software fehlt. Unabhängige externe Beratung ergänzt das eigene Know-how um Sachkompetenz und Marktübersicht, Objektivität und auch die Kapazität, das Projektteam anzuleiten.

Software-Evaluation in Projektphasen

Nachdem das Projekt als solches installiert wurde, kann es an die konkrete Software-Auswahl gehen. Eine systematische Analyse und Prüfung steht nun an: Nachträgliche Änderungen oder Anpassungen sind teils mit hohen Kosten verbunden oder schlicht nicht möglich. Eine richtig ausgewählte Software ist den Fähigkeiten der Benutzer und an die zu verrichtenden Aufgaben angepasst.

Deshalb ist folgendes Vorgehen empfohlen:

Analyse: Welche Anforderungen soll die Software erfüllen, welche Funktionen muss sie haben?
Marktrecherche: Welche Produkte gibt es auf dem Markt, die den Anforderungen am besten gerecht werden?
Entscheidung: Wie kann eine Vorauswahl und schließlich die Entscheidung getroffen werden?

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