Akquise von Neukunden – mit System zum Erfolg!

Strategisch durchdacht und mit vernünftigen Funktionen aus der Agentursoftware die Kundenakquisition steuern

„Neue Kunden zu gewinnen gehört in Agenturen zu den wichtigsten Aufgaben – aber auch zu den größten Herausforderungen. Von der telefonischen Kaltakquise bis hin zum persönlichen Akquisegespräch legen sich Agenturen oft einen gezielten Plan zurecht, den es zum erfolgreichen Vertragsabschluss umzusetzen gilt.“, schreibt der Agentur New Business Berater Heiko Burrack in seinem Blog.

Welche Herausforderungen haben Agenturen beim New Business?

Natürlich gibt es in der Neugeschäfts-Anbahnung viele Strategien, die zum Ziel führen. Und obwohl das Marketing ihr Hauptgeschäft ist, haben auch Agenturinhaber/innen, Key Accounter und New Biz Profis teils große Mühe, den notwendigen stetigen Zulauf an neuen Kunden für die Agentur, aufrecht zu erhalten.

Gut ist es dann, sich von einer Software in dieser Herausforderungen unterstützen zu lassen. Viele Agentursoftware Produkte bieten hierfür leistungsstarke Funktionen und der übersichtliche und kompakte Überblick über Ihre Vertriebsaktivitäten, den Ihnen Software bieten kann, werden dabei helfen, Ihre Akquise-Pipeline zu verwalten und Ihren NewBiz-Prozess zu verbessern.

Was kennzeichnet einen erfolgreichen Akquiseprozess?

Die prozessuale Grundlage für jeden erfolgreichen Abschluss ist das – eventuell auch mehrmalige – Durchlaufen eines Vertriebsprozesses, der in mehreren Phasen vonstatten geht. Diese werden in der Regel wie folgt beschrieben:

Kontaktaufnahme => Qualifizierung => Angebotsphase => Abschluss

Um die einzelnen Phasen sinnvoll umsetzen zu können, ist die Entwicklung und Einhaltung eines logischen Ablaufs mit konkreten Maßnahmen und deren Überwachung innerhalb der Phasen notwendig. Vor allem, da die Realisierung selten reibungslos step-by-step gelingt, sondern meist einige Schleifen und Wiederholungen dreht.

So ist für jede einzelne Phase ein Paket an Aktivitäten erforderlich, deren sinnvolle Steuerung und Statusverfolgung – und das am Besten mit Historie. Schließlich soll nichts vergessen werden und der aktuelle Stand jederzeit ablesbar sein. Prima, wenn Sie dafür eine Software haben, die dabei hilft, alles übersichtlich und im Blick zu haben.

Akquise Schritte – Maßnahmen – Aktionsplan

Eine Software sollte also die beschriebenen Phasen mit vielfältigen Funktionen unterstützen. Dazu gehören eine

• vernünftige Kontaktverwaltung,
• die Möglichkeit der Chancenbewertung,
• die Bestimmung der Maßnahmen inklusive Erinnerungen,
• die Verwaltung der jeweils nächsten Schritte,
• die Erstellung von Angeboten und
• die Speicherung der dazugehörenden Dokumente.

Steuerung Ihrer Akquise mit Agentursoftware

Wollen Sie die oben beschriebenen Phasen in Ihrer Agentursoftware umsetzen, ist ein Tool gut, das diese folgenden funktionalen Anforderungen bietet:

Adressen- und Stammdatenpflege

• Hinterlegung von Adressen inkl. deren Kategorisierung, nach denen die Adressen qualifiziert werden können, um beispielsweise ein Mailing an eine bestimmte Interessenten-Gruppe versenden zu können oder schnell die Kontakte zu finden, die zu einer gesuchten Kategorie gehören.
• Umfangreiche Suchfunktionen und die Option, das Ergebnis der Suche in Verteilern speichern und wieder aufrufen zu können.
• Für die schnelle Erfassung neuer Adressen ist die Übernahme von Adress-Bestandteilen aus einer erhaltenen E-Mail in die Software per Drag&Drop oder Copy&Paste eine hilfreiche und zeitsparende Funktion.
• Bei einem sehr großen Adressbestand ist ein Doubletten-Check hilfreich.

Kontaktpflege

• Für die Kontaktaufnahme und -pflege ist es wichtig, bei den Ansprechpersonen spezifische Kennungen und Bemerkungen zu hinterlegen. Dies muss natürlich Datenschutzkonform erfolgen.
• Für den Akquiseprozess einerseits, andererseits mögliche Vertretungen von Kolleg/innen untereinander gehört es – wenn schon nicht zur Pflicht, so doch wenigstens zur Kür – Kontaktberichte oder Notizen über den Kontakt und das Besprochene speichern zu können.
• Damit Sie über diese Berichte und andere Aktionen – Telefonate, E-Mails, Notizen – die Übersicht behalten, ist eine zusammenhängende Historie, aus der ersehen werden kann, was wann durch wen zu Ihrer Ansprechperson gelaufen ist, hilfreich.
• Dazu gehört auch, zu einzelnen Aktionen einen Reminder oder Wiedervorlage anlegen zu können.

Verfolgung von Leads

• Die Kennzeichnung von Leads über Statusbezeichnungen – idealerweise im Rahmen eine Akquise-Pipeline – helfen, Vertriebs- oder Akquise-Abläufe besser darzustellen und auch zu steuern.
• Wenn diese Akquise-Pipeline an die eigenen Abläufe oder Szenarien angepasst werden können – umso besser.

• Dazu gehört auch die Verfolgung von Aktionen zum Kontakt über die Eingabe und Pflege der jeweils nächsten Schritte (Next-Step).
• Wesentlicher Bestandteil des Akquiseprozesses ist die Angebotserstellung. Für die Chancenbewertung ist es gut, wenn die Software eine Bewertung der Angebote dahingehend ermöglicht, mit welcher Wahrscheinlichkeit ein Angebot angenommen wird.
• Darüber lässt sich dann auch ein sog. „Akquise-Trichter“ abbilden: Die Metapher eines Trichters (oben breit, unten schmal) hilft, den Verkaufsprozess schematisch darzustellen.

Dokumentenmanagement

• Ablage der (PDF-) Dokumente mit Versionen

Resümee

Der Hauptgrund, warum Sie einen eingespielten, standardisierten Vertriebsprozess brauchen, ist Konstanz und Kontinuität. Verfügt Ihre Agentursoftware über die oben beschriebenen Funktionen, wird es Ihnen leicht fallen, diesen standardisierten Akquiseprozess zu starten und aufrecht zu erhalten.

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© Beitragsbild: Image by Photo Mix from Pixabay © Grafiken: Heike Mews

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