Das Projekt „Agentursoftware-Einführung“ gliedert sich in drei wesentliche Abschnitte: Analyse und Planung, Auswahlprozess und Implementierung. Dieser Beitrag gehört zur Projektplanung.

Machen Sie das Ganze zu einem Projekt oder wie Sie das Projekt Agentursoftware optimal organisieren

Wer heute eine Agentursoftware implementieren will, hat sicherlich keine leichte Aufgabe. Das Spektrum der angebotenen Lösungen, die unterschiedliche Funktionstiefe, die Vielzahl an Anbietern können dazu führen, eine längst geplante und überfällige Entscheidung immer wieder zu verschieben. Der Berg der zu sichtenden Unterlagen ist schließlich hoch und beansprucht viel Ausdauer, sich damit auseinander zu setzen und welcher Agenturalltag gibt das schon her? Zusätzlich sind System-Entscheidungen in der Regel Entscheidungen, die für Jahre gültig sein sollen. Stimmt das Konzept nicht, bedeutet eine übereilte Lösung unter Umständen den Gesamtverlust der Investition. So entsteht häufig das Gefühl, nicht die optimale Entscheidung treffen zu können und das eben doch ungeliebte Thema wird wieder vertagt.

Playback-Effekt

Oftmals entsteht hier ein sich in regelmäßigen Abständen wiederholender Vorgang: Google-Suche, Websites sichten, Unterlagen anfordern, unsystematische Tests oder Online-Präsentationen… und doch wieder aufgeben. In der Zwischenzeit werden von Mitarbeiter/innen, die eine Lösung brauchen, weitere Insellösungen und Workarounds geschaffen und wabert ein Seufzen durch die Agentur „Ach ja, wir sollten mal…“

Abhilfe durch gezieltes Vorgehen

Um diesem ständigen Kreislauf zu entgehen, hilft nur ein systematisches Vorgehen und eine klare Definition der Ziele. Mit einem dem Vorhaben angemessenen Projektmanagement lässt sich dies vermeiden.

Das Projekt ist ein Projekt

So profan es klingen mag: Das Projekt ist ein Projekt! Die Einführung einer Agentursoftware ist nichts, was nebenbei erledigt werden kann und erledigt werden sollte. Um zu verhindern, dass der Einführungsprozess unnötig viel Zeit und Kosten verschlingt und sich über Jahre hinzieht, muss das Projekt auch Projektcharakter erhalten.

Der Agenturjargon unterscheidet in vielen Fällen nicht zwischen Projekten, Jobs und Aufträgen. Allerdings benennt das Projektmanagement eindeutige Kriterien, um ein Projekt von Routineaufgaben abzugrenzen – und diese erfüllt das Vorhaben der Einführung einer Agentursoftware allemal. Ein Projekt ist:

Die drei wesentlichen Größen time, budget und quality

• Einmalig, neuartig, befristet und komplex.
• Es hat einen klaren Zeitplan, Start- und Endtermin,
• ein vorher definiertes Budget,
• ein Projektteam mit eindeutigen Verantwortlichkeiten und Verantwortung und
• eine eindeutig formulierte Zielsetzung.

Ein effizientes Projektmanagement, das die Phasen Projektdefinition, -planung, -umsetzung, -kontrolle und –abschluss umfasst, versetzt Agenturen in die Lage, das Vorhaben erfolgreich durchzuführen. Gleichzeitig spart planvolles Vorgehen Zeit und Kosten.

Zeitplan

Jedes Jahr kurz vor Weihnachten: Budgets sind noch frei und vor Beginn der Gestaltung der Osterkollektionen ist noch ein zeitlicher Puffer – jetzt noch schnell den Softwarekauf durchziehen…

Planen Sie für die Einführung eines EDV-Systems grob sechs Monate ein. In dieser Zeit kann das Projekt realistisch aufgestellt, geplant und durchgeführt werden und dabei den Beteiligten des Projektteams noch Platz für ihre eigentlichen Aufgaben lassen.

Ungefährer Zeitbedarf für die Einführung einer Agentursoftware

Das Anforderungsprofil kann in acht Wochen erstellt werden, die Grobauswahl mit Marktrecherche und Sichtung der Materialien dauert ca. drei bis vier Wochen. Für die Feinauswahl mit der Entscheidung sollten inklusive Anbieter-Präsentationen ebenfalls ca. vier Wochen kalkuliert werden und für die Einführungsphase mit Software-Parametrierung und Schulungen nochmals 10 bis 12 Wochen.

Budget

„Wann ist das Projekt fertig und was kostet es?“, sind die beiden unangenehmsten Fragen, denen sich das Projektteam und die Entscheider stellen müssen. Eine exakte Kostenplanung ist am Anfang des Projektes nicht möglich, denn Posten wie eventuelle Investitionen in Hardware können erst nach der Vorauswahl abgeschätzt werden. Eine grobe, erste Kalkulation kann deshalb nur „Daumenwerte“ enthalten: Rechnen Sie mit ca. 1.000 Euro pro Arbeitsplatz. Dies berücksichtigt die Lizenz- und Einführungskosten für „normale“ User; nicht enthalten sind reine Zeiterfasser-Lizenzen. Diese Größe ist auch dann zu kalkulieren, wenn Sie eine Cloud-Lösung mit monatlichen Gebühren wählen. Denn in einer vernünftigen Budgetplanung rechnen Sie die Kosten auf (mindestens) fünf Jahre hoch: Dies ermöglicht einen tatsächlichen Vergleich unterschiedlicher Kostenmodelle und einen realistischen Ausblick auf die Gesamtkosten. Hinzu kommen Tagessätze für Beratung, Customizing/Parametrierung, sowie in Einzelfällen Kosten für Anpassungen der Standard-Software an besondere Bedürfnisse der Agentur.

Projektteam

Wegen der umfassenden Veränderungen, die mit der Einführung einer Agentursoftware auf die Agentur zukommen (können), hat die Zusammenstellung des Projektteams eine große Bedeutung. Abhängig von der Agenturgröße sollten die wichtigen Funktionsbereiche aus Beratung und Projektmanagement, Kreation und Produktion, Administration und Buchhaltung/Controlling einbezogen werden. Ist ein eigener System-Administrator im Hause, gehört auch er dazu.

Für die Auswahl einer Agentursoftware sind sehr gute Kenntnisse der Arbeitsabläufe in der Agentur nötig. Deshalb ist es sinnvoll, das Team mit Kolleginnen und Kollegen zu besetzen, die sowohl ihre Aufgabenbereiche als auch die übergreifenden Prozesse der Agentur kennen. Die Teammitglieder sollten der Veränderung positiv gegenüber stehen und sich im Laufe des Projektes zu „Key-Usern“ entwickeln, die den Veränderungen den Weg bereiten, den anderen Mitarbeitern den Nutzen des Systems vermitteln können und im Idealfall deren Ansprechpartner für Fragen werden.

Um Problemen durch uneindeutige Aussagen zu begegnen, ist es wichtig, dem Anbieter als neuem Geschäftspartner einen Ansprechpartner zu nennen, über den die gesamte Kommunikation abgewickelt wird.

Zielformulierung

„Du musst schon da sein, bevor du angekommen bist!“ Diese Idee aus Richard Bachs „Möve Jonathan“ besagt nichts anderes, als dass es eine konkrete Vorstellung vom gewünschten Ergebnis geben sollte, bevor losgegangen wird, um es zu erreichen.

Auch, wenn der Eindruck besteht, das Ziel sei bereits klar gesteckt, ist es notwendig sich Gedanken darüber zu machen, was genau mit dem Projekt erreicht werden soll. Denn es besteht ein gewaltiger Unterschied zwischen vagen Verbesserungsideen und konkreten Ergebnisformulierungen wie beispielsweise der deutlichen Verbesserung der Kommunikation mit den Kunden. Betrachten Sie dazu die ursächliche Motivation zur Auseinandersetzung mit der Thematik. Welche Probleme, welche Ärgernisse treten in der Agentur, den einzelnen Abteilungen, Arbeitsbereichen, Teams immer wieder auf? Wie können konstruktive Lösungen aussehen – und inwiefern kann der Einsatz einer Agentursoftware hier unterstützen?

Software-Evaluation in Projektphasen

Nachdem das Projekt als solches installiert wurde, kann es an die konkrete Software-Auswahl gehen. Eine systematische Analyse und Prüfung steht nun an: auch weil nachträgliche Änderungen oder Anpassungen mit hohen Kosten verbunden oder gar nicht möglich sind. Eine richtig ausgewählte Software ist an die Fähigkeiten der Benutzer und die zu verrichtenden Aufgaben angepasst.

Deshalb empfehle ich folgendes Vorgehen:

• Analyse: Welche Anforderungen soll die Software erfüllen, welche Funktionen muss sie haben?
• Marktrecherche: Welche Produkte gibt es auf dem Markt, die den Anforderungen am Besten gerecht werden?
• Entscheidung: Wie kann eine Vorauswahl und schließlich Entscheidung getroffen werden?

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