Digital-Asset-Management

Was bringt ein DAM-System?

Welche Agentur kennt sie nicht, die ständige Suche nach Bildern, Logos, Layouts: „Da war doch letztes Jahr…“ Die Fahndung beginnt. Auf dem Server, der mal besser mal schlechter organisiert ist. Nach Bezeichnungen, die jede/r selbst vergibt mit unterschiedlicher Aussagekraft. In CD-Archiven, die bereits im Keller auf das Schreddern warten. Und die meisten von Ihnen kennen auch die Unklarheit über Versionen, Freigaben, dem Verbleib der letzten Variante in der Mail vom …

Was bedeutet Digital-Asset-Management?

„Asset“ kommt aus dem Englischen und heißt übersetzt „Vermögen“; der Begriff bezeichnet einen Vermögenswert wie beispielsweise Aktien, Devisen und Immobilien. Asset kann mehrere Bedeutungen haben. Im wirtschaftlichen Bereich ist es eine Ressource mit einem ökonomischen Nutzen, im Fondsmanagement bezeichnet es vorhandenes Fondsvermögen. In Bezug auf Medien und Medieninhalte geht es bei Assets um den Inhalt von Daten, Medien und Dateien.

Ein Digital-Asset-Management-System (im medialen Bereich teilweise auch als Media-Asset-Management -MAM- bezeichnet) speichert und verwaltet diese Assets für die Agentur, die Marketing- und PR-Abteilung oder auch Dienstleister, wie Bildagenturen oder Redaktionen.
Dabei geht es insbesondere um Mediendateien wie Bilder, Grafiken, Videos, Musikdateien und Textbausteine. Ein DAM-System sorgt dafür, dass die Dateien richtig und unter eindeutigen Namen für die Datei gespeichert werden und sortiert sie vernünftig und nachvollziehbar in Ordnern. Für die schnelle Auffindbarkeit und Nutzung werden Metadaten verwaltet, die es beispielsweise ermöglichen nach „blau“ für eine bestimmte Bildauswahl zu suchen. DAM-Systeme stellen zusätzlich sicher, dass über die Verwaltung von Zugriffsrechten die Verteilung der digitalen Assets an die richtigen Personen gewährleistet ist. Das ist besonders wichtig, wenn das System von der Agentur, dem Kunden und Dienstleistern gleichzeitig verwendet wird.

Vorteile eines Digital-Asset-Management: Gelebte Innovation

Kunden- und Mitarbeiterbindung, Preis- und Produktpolitik sowie Kostensenkung, Wissens-Management – auf diese und andere Bereiche kann sich ein digitales Verwaltungssystem positiv auswirken. Auch betreuen Agenturen nicht selten große Konzernkunden, die teils mit eigenen Marketingabteilungen ihre Filialkunden, Franchisenehmer oder Tochterunternehmen in der Unternehmenskommunikation unterstützen. Hier kann sich die Agentur mit einer proaktiven digitalen Strategie als innovativer Partner präsentieren und langfristige Kundenbeziehungen stärken oder aufbauen und so entscheidende Wettbewerbsvorteile realisieren.

Beispiele für die Möglichkeiten eines DAM

Die folgenden Beispiele zeigen, was mit entsprechenden Systemen intern erreicht werden kann.

• Die Einbeziehung von Mitarbeitern – auch externen – und Kunden schafft effektivere Workflows und Zeitersparnis durch andere Abstimmungs- und Freigabeprozesse.
• Zentrale Datenhaltung sorgt für Ordnung in Ihrer Ablage. Dadurch können Speicherplatz und erhöhter Wartungsbedarf gespart werden.
• Eine Kostenersparnis wird auch dadurch erreicht, dass eben nicht mehr „schnell mal eben“ ein neues Foto eingekauft wird, weil das passende eigene nicht gefunden wird. Zusätzlich wird wertvolle Zeit durch den Wegfall von Doppelarbeiten gespart.
• Die Suche nach bereits vorhandenen Assets kann deutlich über die Suche nach Bezeichnungen und selbst vergebene Labels etc. hinausgehen. Da manche Systeme selbst Kennzeichen – sog. Meta-Daten – automatisiert vergeben, kann z.B. nach „gelb“ gesucht werden, wenn die Osterkampagne vor der Tür steht. Die ausgiebigen Möglichkeiten der Kennzeichnung von Assets vermeiden auch Datenverwechslungen.
• Dadurch, dass in einem DAM die Nutzungs- und Verwertungsrechte mit dem Asset verbunden sind, können einerseits Urheberrechtsverletzungen vermieden, andererseits die Vermarktung eigener Assets besser kontrolliert werden.
• Versionskontrollen, die Option, gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten, das Speichern von Notizen am Asset und andere Funktionen sorgen für fehlerfreies effizientes Arbeiten im Team und mit dem Kunden.

Fazit: Das Gold der Agentur verwalten

Ihre Bilder, Fotos, Grafiken, Logos, Filme, Layouts, Texte, Inhalte – kurz Assets – sind, so hat es einer meiner Kunden einmal benannt, das Gold Ihrer Agentur und werden durch bessere Wiederverwendbarkeit, seltenere Doppelarbeit, verbesserte Nutzungsrechte-Verwaltung noch wertvoller. Wie oben dargestellt, bezeichnen Assets einen Vermögenswert oder auch eine wesentliche „Ressource mit ökonomischem Nutzen“. Durch eine sinnvolle digitale Nutzung bzw. den richtigen Einsatz eines Digital-Asset-Management-Systems schützen Sie wertvolles Vermögen und bedeutende Ressourcen der Agentur.

Unterstützung bei der Einführung eines Digital-Asset-Management-Systems erhalten Sie bei der Agenturberatung hm43.