Studie „Agenturorganisation und Software-Nutzung“

Agenturstudie der Agenturberatung hm43 zeigt: Agenturinhaber sind zufriedene Agentursoftware-Nutzer mit Informationsbedarf zu Themen der Agenturführung

Diese beiden letzt genannten Feststellungen gehören zu den Ergebnissen der Studie „Agenturorganisation und Software-Nutzung“ die die Agenturberatung hm43 im letzten Jahr durchgeführt hat.

Während der Untersuchung, die drei Monate lang online beantwortet werden konnte, wurden Werbeagenturen mit ca. 30 Fragen zu ihrem Agenturalltag befragt. Dabei bilden die 318 Agenturen, die an der Studie teilgenommen haben, einen repräsentativen Durchschnitt durch die bundesdeutsche Agenturlandschaft: Das Gros der Agenturen wurde innerhalb der letzten 15 Jahre gegründet, ist inhabergeführt, vorwiegend im PLZ Bereich 2, 8 oder 4 zu finden und sieht seine Aufgaben im Bereich Fullservice. Die teilnehmenden Agenturen haben ca. 15 – feste und freie – Mitarbeiter/innen und erwirtschafteten 2007 hauptsächlich über Projekthonorare und Honorarverträge einen Umsatz von einer bis zu fünf Millionen Euro.

Hier eine kurze Zusammenfassung der Studie, die (aufgrund ihrer Größe) nicht zum Download bereit steht, aber kostenfrei bei hm43 bestellt werden kann.

Optimierungsbedarf im Workflow
Im ersten Teil der Studie wurden die Teilnehmer – die überwiegend männlich und die Geschäftsführer/Inhaber der Agentur sind – zur Agenturpraxis befragt. Hier geben sich die Agenturchefs vorwiegend gute Noten und schreiben sich u.a. eine hohe Briefingqualität wie auch eine gut funktionierende interne Kommunikation zu. Demgegenüber werden z.B. Mitarbeiter-Planung und Workflow als verbesserungswürdig eingestuft.

Im Bereich Finanzen bestätigte sich die landläufige Meinung, dass Agenturen überwiegend „wie Angebot“ abrechnen, Autorenkorrekturen nicht exakt erfassen und das Service Fee nicht immer ausweisen. Controlling wird eher als Nachbetrachtung (mit dem Steuerberater) denn als Frühwarnsystem verstanden, was gerade in Zeiten der Krise fatale Folgen haben kann.

Agenturinhaber nutzen erhältliche Ratgeber nicht (die gerade in Fragen der Preisgestaltung sehr nützlich sein könnten), sondern verlassen sich eher auf Bauchgefühl und Erfahrung; dies zeigt auch die relativ geringe Bekanntheit von Verbänden und deren Publikationen.

Zu Trends, Meinungen und Informationsbedarf befragt, empfinden Agenturinhaber geschäftsführungsrelevante Themen als zu wenig in der Fachpresse vertreten. Es besteht Informationsbedarf zu den Themen Ressourcenplanung, Agenturcontrolling und Vertragsgestaltung. Zu den als relevant eingestuften Themen gehören Fragen der Geschäftsprozess-Optimierung und Qualitätssicherung sowie das Dokumentenmanagement.

Verwaltungsaufgaben und EDV
Obwohl fast die Hälfte der Agenturen weiterhin manuelle Jobtaschen führen, wollen 2/3 zumindest auf Adressen, Aufgaben und Termine online zugreifen können. Auf die Frage, welche Aufgaben Agenturen wie lösen, ergab sich eine sehr differenzierte Einordnung. Beispielsweise erfolgt die Terminabstimmung vorwiegend in Outlook, wird sich bei der Mitarbeiter-Planung eher auf die manuelle Jobwand verlassen, die Korrespondenz an Word übergeben und für die Jobabwicklung eine Agentursoftware oder eigens entwickelte Tools genutzt. Im Durchschnitt werden drei Software-Lösungen in der Administration eingesetzt.

Dabei besteht ein sehr hoher Anteil an eigenen Entwicklungen in allen Bereichen, von einfachen Teillösungen für die Adressenverwaltung bis zu komplexen Agentursoftware-Anwendungen. Für die Umsetzung wird hier am ehesten die Datenbank-Plattform FileMaker eingesetzt.
Interessantes Feedback zu den Standard-Agentursoftware-Lösungen
Auf die Frage nach dem Einsatz von Agentursoftware stellte sich heraus, dass etwas über die Hälfte der Agenturen eine Standard-Software einsetzen. Zusammengefasst tun sie dies in Erwartung einer Verbesserung im Controlling und dem Agenturworkflow sowie der internen und externen Kommunikation.

Mit den 36 namentlich benannten Produkten und deren Anbieter ist die Mehrheit derer, die Agentursoftware einsetzen, überwiegend zufrieden, ebenso mit der Erfüllung gesteckter Ziele. Herausragend war hier die Akzeptanz der Software unter den Mitarbeiter/innen!

Weitere Fragen beschäftigten sich mit den Motiven, eine vorhandene Software nicht mehr einzusetzen und sie ggf. auch durch eine neue abzulösen. Hier schlossen die Antworten gegebene Funktionstiefen, Software-Kosten und -Pflege ein. Allerdings wurde von den Teilnehmenden durchaus eingeräumt, dass weitere Beratung und vertiefende Informationen seitens der Anbieter hier positiv wirken können.

Ein letzter Bereich zielte auf die Gründe, keine Agentursoftware einzusetzen. Hier wurde mehrheitlich angegeben, (noch) keine passende Software gefunden zu haben und die zu hohen Preise der passenden Produkte. Entscheidungen forcieren können hier der Überblick über den Markt an Agentursoftware, Informationen über die Unterschiede zwischen den Produkten und deren Alleinstellungsmerkmale sowie Informationen über den Nutzen von Agentursoftware. Hier sind also Anbieter wie Agenturberater gefordert.