Wer braucht eigentlich Agentursoftware?

Immer wieder werde ich gefragt, ab welcher Agenturgröße ich eine Agentursoftware empfehlen würde. In der Regel ist die Befürchtung, die hinter dieser Frage steht die, sich zu „überorganisieren“, einen überzogenen Administrations-„Overhead“ zu errichten. Letztlich ist aber die Frage, wie diese beiden Begriffe definiert werden: Tritt Überorganisation dann ein, wenn Zahlen, Daten und Texte in ein einheitliches System eingegeben werden oder in fünf Excel-Listen auf drei Arbeitsplatzrechnern? Ist es unangemessene Bürokratie, Eingangsrechnungen aufzunehmen, Projekten zuzuordnen und zur Abrechnung bereit zu haben oder tritt diese nicht eher dann ein, wenn sich der Agenturinhaber jedes dritte Wochenende in sein Büro einschließt, um Abrechnungsunterlagen zu suchen, zuzuordnen und dann schließlich Rechnungen schreiben zu können?

Diese und ähnliche Fragen beantworte ich im folgenden Artikel „Wer braucht Agentursoftware?“.

Fachbeitrag von Heike Mews

Wer braucht Agentursoftware?

Natürlich ist die Frage berechtigt – vor allem, wenn bisher nur Erfahrung mit allgemeinen Standardprogrammen wie Textverarbeitung oder universeller Bürosoftware gesammelt wurde und die Vorteile eines kompletten Fakturasystems nicht bekannt sind.

Leider wird immer wieder mit „Killer-Argumenten” wie: „Noch habe ich den Überblick”, „Unsere Agentur ist zu klein dafür” oder „Das ist alles viel zu teuer” eine Diskussion verhindert, die zumindest neue Perspektiven eröffnen kann. Und viele schrecken – aus Angst auf lieb gewonnene Gewohnheiten und gewohnte Abläufe verzichten zu müssen – vor der Einführung einer Agenturlösung zurück. In beiden Fällen werden die Chancen einer Veränderung – Zeitgewinn und Konzentration auf wichtigere Aufgaben – leider oft verdrängt.

Knappe Budgets und hoher Kostendruck kennzeichnen die aktuelle Agenturarbeit. Die wenigsten Agenturen können heutzutage noch aufwandbezogen nach Stundensätzen abrechnen. Projektpauschalierungen oder Festpreisangebote sind oftmals die Basis für die Auftragserteilung und damit die spätere Abrechnung. Nur in begründeten Ausnahmefällen können Zusatzleistungen abgerechnet werden – und nur dann, wenn Art und Umfang der Extras durch ein Zeiterfassungstool exakt nachgewiesen werden können. Aber grade da hapert es bei vielen kleineren Agenturen.

Und so wird auch heutzutage lieber noch ohne detaillierte Stunden-, Kosten- und Leistungserfassung gearbeitet, werden Belege zusammengetragen und am Monatsende dem Steuerberater übergeben, der diese dann nach „bestem Wissen und Gewissen” verbucht.

Mehrfacherfassungen und fehlender Überblick

Jede Agentur, jede Einzelkämpferin, jeder Netzwerker arbeitet mit Projektübersichten oder Jobmappen, erstellt Kalkulationen und Angebote, sammelt Fremdbelege, schreibt Rechnungen, vollzieht in irgendeiner Form nach, ob sich das Projekt gerechnet hat – in welcher Form auch immer.

Sehr häufig werden hier die unterschiedlichsten Programme, Orte, Mittel herangezogen: Jobtaschen in Papierform, Excellisten für das Controlling, Kostenvoranschläge in Word – die Vorkalkulation mit dem Taschenrechner, Joblisten und Stundenzettel in eigens entwickelten Formularen, Adressen in „selbstgestrickten” FileMaker- oder Access-Datenbanken und in Outlook, Fremdbelege landen in Ordnern und müssen vor jeder Rechnungserstellung zusammengesammelt werden – und manches Mal ist noch nicht einmal klar, ob alle „gefunden” wurden…

So gestaltet sich der Agenturalltag immer wieder zu einer Schnitzeljagd – knifflige Aufgabe lösen und auf die Suche gehen: Ist die Adresse, die ich hier habe die richtige oder die von der Kollegin? Liegt das Projekt noch im Kostenrahmen? Welche Leistungen wurden wann von wem mit welchem Erfolg erbracht? Haben alle ihre Stundenzettel abgegeben? Wo sind die Druckrechnungen geblieben? Welches Angebot in Word ist denn nun das aktuelle? Was hatte der Kunde noch mal zu diesem Punkt gesagt – wer hat den Kontaktbericht? Welche Rechnungen wurden gestellt, wurde alles abgerechnet, was wurde bezahlt? Wie weit ist das Projekt fortgeschritten? Und wer hat eigentlich gerade was zu tun?

Kommt Ihnen das bekannt vor?

Dabei können diese Fragen und Anforderungen durch eine Agentursoftware quasi „nebenbei“ beantwortet und abgedeckt werden. Denn es ist ja definitiv so, dass alle Informationen und Belege – also Daten – sowieso irgendwann von irgendwem irgendwo erfasst oder eingegeben werden; weshalb dann nicht gleich in ein System, das im gleichen Zuge automatisch die richtigen Zusammenhänge herstellt?

Wirtschaftlichkeit

Einer Untersuchung zufolge verschwenden MitarbeiterInnen rund 30% ihrer Zeit damit, nach Gesprächsnotizen, Kundeninformationen und anderen Dokumenten zu suchen. Demgegenüber spricht die Studie vom positiven Einfluss durch sinnvollen IT-Einsatz: So sind interne Prozesse um 41,8% effizienter geworden und die Mitarbeiterproduktivität ist um 18,6% gestiegen (in Deutschland; Quelle NSF-GEC-Projekt).

Eigentlich sprechen bereits diese Zahlen für sich – vor allem, wenn Sie sie gedanklich mit den Stundensätzen Ihrer MitarbeiterInnen hochrechnen. Zusätzlich sollten alle, die nicht davon überzeugt sind, dass sich ein solches System rechnet und die einer Entscheidung in erster Linie monetäre Überlegungen zugrunde legen, eine Kosten-Nutzen-Analyse durchführen, die auch den Break-Even-(Zeit-)Punkt entsprechend ermittelt, ab dem eine Investition in Software sich amortisiert.

Eine Agentursoftware…

… kann schnell die wichtigste Informationsquelle für Mitarbeiter und Geschäftsleitung darstellen: Vereinbarungen mit Kunden, Interessenten und Lieferanten werden hier festgehalten und stehen durch die Vernetzung allen Mitarbeitern am eigenen Arbeitsplatz sofort zur Verfügung.

… bietet auch bei Neugründungen oder klein(st)en Agenturen vom ersten Tag eine strukturelle Grundlage, die für jeden neuen Mitarbeiter verbindlich ist und die Einarbeitung erleichtert.

… stellt Organisationshilfen zur Verfügung, die die Effektivität des Tagesgeschäfts erhöhen und typische menschliche Fehler und Nachlässigkeiten reduzieren. Das schnelle Informationssystem vermeidet unnötige Rückfragen, die letztendlich Kollegen aus der Konzentration reißen.

… bereitet Zahlen und Informationen auf und ermöglicht nicht nur den – durch die Zahlen des Steuerbüros bereits gewohnten – „Blick zurück“, sondern lässt auch eine Planung zu erwartender Gewinne zu.

… stellt von vornherein eine zuverlässige Kalkulationsgrundlage zur Verfügung. Neukundenakquisition ist ein mühseliges Geschäft. Darum gilt es, gewonnene Kunden nicht durch Daumenkalkulation zu verlieren… Auch stellen Vergleichsmöglichkeiten mit früheren Arbeiten präzise Entscheidungshilfen dar, denn Fehler sollte man nicht zweimal machen.

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